Политика в области обработки и обеспечения безопасности персональных данных

1. Общие положения

1.1. Политика в области обработки и обеспечения безопасности персональных данных (Политика) определяет цели, содержание и порядок обработки персональных данных, меры, направленные на защиту персональных данных, а также процедуры, направленные на выявление и предотвращение нарушений законодательства Российской Федерации в области персональных данных в ООО «Эйчар-эксперт» (Компания), ИНН 6311193250, адрес: 443030, г. Самара, ул. Урицкого, дом 2/1, кв. 40.

1.2. Политика определяет действия Компании как оператора, осуществляющего обработку персональных данных, в отношении обработки и защиты персональных данных.

1.3. Политика подлежит применению для всех сайтов Компании, находящихся под её администрированием, включая, но не ограничиваясь:

https://workrestart.ru, https://hr-expert.club/, а также иные сайты Компании, которые ссылаются на Политику.

1.4. Обработка персональных данных в Компании осуществляется с соблюдением принципов и условий, предусмотренных Политикой и законодательством Российской Федерации в области персональных данных.

1.5. Компания как оператор персональных данных обязуется:

• обеспечивать конфиденциальность и безопасность персональных данных субъектов персональных данных;
• консультировать субъектов персональных данных об их правах, предоставлять им по их запросу информацию об обработке их персональных данных;
• по требованию субъекта персональных данных уточнять его персональные данные, блокировать или удалять их, если они являются неполными, устаревшими, недостоверными, незаконно полученными или не являются необходимыми для заявленной цели обработки;
• уведомлять субъекта персональных данных относительно его персональных данных, в соответствии с обязанностями, возложенными на Общество как на оператора персональных данных.

1.6. Компания как оператор персональных данных вправе:

• предоставлять персональные данные субъектов персональных данных третьим лицам, если это предусмотрено действующим законодательством (налоговые, правоохранительные органы и др.) и настоящей Политикой;
• отказывать в предоставлении информации о персональных данных в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации в области персональных данных;
• использовать персональные данные субъекта персональных данных без его согласия, в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации в области персональных данных.

1.7. Субъект персональных данных имеет следующие права:

• запрашивать информацию, касающуюся обработки его персональных данных;
• требовать уточнения его персональных данных, их блокирования или уничтожения в случае, если персональные данные являются неполными, устаревшими, неточными, незаконно полученными или не являются необходимыми для заявленной цели обработки;
• отозвать свое согласие на обработку персональных данных;
• принимать иные предусмотренные законодательством Российской Федерации в области персональных данных меры по защите своих прав.

1.8. Для реализации своих прав субъект персональных данных может обратиться в Компанию в порядке, определенном ст.7 Политики.

2. Цели обработки персональных данных

• рассмотрение возможности трудоустройства в Компанию, включая ведение кадрового резерва;
• ведение кадровой работы, включая заключение и/или исполнение заключенного трудового договора, учет результатов исполнения должностных обязанностей, обеспечение установленных законодательством РФ условий труда, гарантий и компенсаций, а также предоставление корпоративных льгот и гарантий;
• обучение работников Компании, в том числе содействие в развитии и повышении квалификации работника, управление кадровым потенциалом, признание заслуг;
• направление работников Компании в служебные командировки;
• внутренние коммуникации для работников Компании включая поздравления с днем рождения, функционирование HR-портала, участие в опросах;
• заключение, исполнение, изменение и прекращение расходных договоров в интересах Компании, включая установление и поддержание делового общения, осуществление информационного взаимодействия;
• делопроизводство и документооборот, включая организацию доставки корреспонденции;
• обеспечение безопасной деятельности Компании, включая предотвращение мошеннических действий;
• обеспечение эффективности и устойчивости деятельности Компании, включая проявление должной осмотрительности (проверка на благонадежность и достоверность предоставляемых данных) и проведение проверки на наличие/отсутствие конфликта интересов, управление рисками;
• осуществление внешних коммуникаций, включая публикацию материалов на информационном ресурсе Компании, участие в промо- и/или рекламных кампаниях;
• проведение маркетинговых мероприятий, включая привлечение пользователей на сайт Компании, организацию коммуникации в администрируемых сообществах, группах в социальных сетях, направление рекламы клиентам Компании;
• обработка обращений клиентов Компании включая речевую аналитику;
• аналитика данных для совершенствования и развития деятельности Компании, включая оптимизацию web-ресурсов;
• заключение (исполнение/ изменение/ прекращение) договора на предоставление продуктов и сервисов https://workrestart.ru для соискателей, включая идентификацию стороны по договору, предоставление доступа к функционалу сайта, персонализацию предоставляемых сервисов и услуг сайта, содействие занятости и предоставление возможности трудоустройства или иного вида занятости у работодателей-клиентов, включая оказание услуг/выполнение работ соискателем работодателю-клиенту на основании договора гражданско-правового характера, а также проведения предварительного собеседования в целях трудоустройства или иного вида занятости у работодателей-клиентов, осуществление информационного сопровождения и обработка обращений, проведение исследований, направленных на улучшение качества продуктов и сервисов сайта, и/или создание новых продуктов и сервисов сайта;
• заключение, исполнение, изменение и прекращение договоров о предоставлении продуктов и сервисов https://workrestart.ru для работодателей, включая идентификацию и аутентификацию работодателей на сайте https://workrestart.ru, публикацию и рекламу вакансий, осуществление поиска и подбора кандидатов на вакантные должности, предоставление доступа к базе данных, организацию мероприятий, исследований и формирование HR-бренда, участие в проверках в рамках должной осмотрительности и тендерных процедурах (по 44-ФЗ, 223-ФЗ, запрос коммерческих предложений) по выбору поставщика услуг для потенциальных клиентов-работодателей, осуществление информационного сопровождения и обработка обращений, проведение исследований, направленных на улучшение качества продуктов и сервисов сайта, и/или создание новых продуктов и сервисов сайта;
• поддержка клиентов при использовании сервисов https://workrestart.ru, включая регистрацию клиента на сайте и модерацию вакансий/резюме;
• поддержка продаж продуктов и сервисов https://workrestart.ru;
• создание новых продуктов и сервисов Компании.

3. Правовые основания обработки персональных данных

3.1. Правовыми основаниями обработки персональных данных в Компании являются:

• исполнение возложенных законодательством РФ на Общество функций, полномочий и обязанностей (Трудовой Кодекс РФ, Гражданский Кодекс РФ, ФЗ-224 «О противодействии неправомерному использованию инсайдерской информации и манипулированию рынком и о внесении изменений в отдельные законодательные акты РФ», ФЗ-126 «О связи», ФЗ-149 «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» и пр.);
• договоры, заключаемые Компанией с субъектами персональных данных;
• согласия на обработку персональных данных, получаемые Компанией в целях, указанных в разделе 2 настоящей Политики;
• осуществление прав и законных интересов Компании;
• участие в судопроизводстве.

4. Объем и категории обрабатываемых персональных данных, категории субъектов персональных данных

4.1. Объем и категории обрабатываемых персональных данных, категории субъектов персональных данных, цели и правовые основания обработки персональных данных, а также сроки хранения персональных данных приведены в Реестре процессов обработки персональных данных в Компании, а также в Реестре операторов, осуществляющих обработку персональных данных (Роскомнадзор).

5. Порядок и условия обработки персональных данных

5.1. Обработка персональных данных субъектов персональных данных производится Компанией строго в соответствии со следующими принципами:

• обработка персональных данных осуществляется на законной и справедливой основе;
• обработка персональных данных ограничивается достижением конкретных, заранее определенных и законных целей;
• не допускается объединение баз данных, содержащих персональные данные, обработка которых осуществляется в целях, несовместимых между собой;
• обработке подлежат только персональные данные, которые отвечают целям их обработки;
• содержание и объем обрабатываемых персональных данных соответствуют заявленным целям обработки, Компания не обрабатывает избыточные персональные данные;
• при обработке обеспечивается точность персональных данных, их достаточность, а в необходимых случаях и актуальность по отношению к целям обработки персональных данных;
• обеспечивается принятие мер по удалению или уточнению неполных или неточных данных;
• хранение персональных данных осуществляется в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных, не дольше, чем этого требуют цели обработки персональных данных, если срок хранения персональных данных не установлен федеральным законом или Политикой;
• обрабатываемые персональные данные уничтожаются по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в достижении этих целей, если иное не предусмотрено действующим законодательством РФ.

5.2. Компания совершает следующие действия с персональными данными: сбор, запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передача (распространение, предоставление, доступ), блокирование, удаление, уничтожение, обезличивание.

5.3. Общество получает персональные данные лично от субъекта персональных данных либо из заключенного договора, одной из сторон которого является субъект персональных данных.

5.4. Если обработка персональных данных основана на согласии субъекта при отсутствии необходимости получения письменного согласия, согласие может быть дано самим субъектом или его представителем в любой форме, которая позволяет подтвердить факт его получения.

5.5. В случаях, если персональные данные получены не от субъекта или его законного представителя, Компания до начала обработки таких персональных данных уведомляет субъекта об обработке его данных.

Уведомление субъекта об обработке персональных данных, полученных не от него самого, не осуществляется в следующих случаях:

• субъект уведомлен об осуществлении обработки его данных соответствующим оператором;
• персональные данные получены на основании федерального закона или в связи с исполнением договора, стороной которого либо выгодоприобретателем или поручителем, по которому является субъект персональных данных;
• обработка персональных данных, разрешенных субъектом для распространения, осуществляется с соблюдением установленных таким субъектом запретов и условий;
• предоставление субъекту персональных данных сведений, содержащихся в уведомлении об обработке персональных данных, нарушает права и законные интересы третьих лиц.

5.6. Кроме случаев, указанных в п.5.5. Политики, Компания вправе раскрыть персональные данные субъекта в следующих случаях:

соответствии с требованиями действующего законодательства:

• в ответ на требования органов государственной власти;
• в соответствии с требованиями судебного процесса в связи с осуществлением правосудия;
• в случае необходимости защиты жизни, здоровья или иных жизненно важных интересов субъекта персональных данных;
• в целях защиты прав Компании или уменьшения возможного ущерба Компании;
• в чрезвычайных ситуациях.

5.7. При поручении обработки персональных данных третьему лицу Компания заключает соответствующий договор поручения с этим лицом. При этом в таком договоре поручения обязует лицо, осуществляющее обработку персональных данных, соблюдать принципы и правила обработки персональных данных, предусмотренные действующим законодательством РФ.

5.8. Компания вправе поручить обработку персональных данных другому лицу с согласия субъекта персональных данных, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации, на основании заключаемого с этим лицом договора. В случаях, когда Компания поручает обработку персональных данных третьему лицу, ответственность перед субъектом персональных данных за действия указанного лица несет Компания. Лицо, осуществляющее обработку персональных данных по поручению Компании, несет ответственность перед Компанией в соответствии с условиями договора поручения.

5.9. Компания обязуется и обязует иных лиц, получивших доступ к персональным данным, не раскрывать третьим лицам и не распространять персональные данные без согласия субъекта, если иное не предусмотрено действующим законодательством РФ.

5.11. При обработке персональных данных Общество применяет необходимые правовые, организационные и технические меры для защиты персональных данных от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, предоставления, распространения персональных данных, а также от иных неправомерных действий в отношении персональных данных.

5.12. Для обеспечения защиты персональных данных субъектов в Компании реализованы следующие меры:

• в Компании назначен ответственный за организацию обработки персональных данных и их защиту;
• для обеспечения безопасности персональных данных в информационных системах Компании внедрена система защиты персональных данных, согласно требованиям действующего законодательства РФ;
• все носители с персональными данными как бумажные, так и электронные, подлежат учету и к ним применяются строгие требования по хранению и уничтожению;
• все персональные данные резервируются и, в случае их модифицирования или уничтожения Компания всегда может их восстановить, за исключением случаев отзыва согласия на обработку данных субъектом персональных данных;
• на территории Компании установлен пропускной режим;
• доступ к персональным данным имеют минимально необходимое количество работников Компании и только в целях выполнения ими их должностных обязанностей;
• условия о неразглашении конфиденциальной информации включены в трудовые договоры, заключенные со всеми работниками Компании, имеющими доступ к персональным данным субъектов;
• Компания проводит систематическое и непрерывное обучение своих работников, занятых в процессе обработки персональных данных;
• Компания постоянно повышает уровень безопасности персональных данных субъектов с помощью системы внутреннего контроля и, при обнаружении несоответствий, в самые короткие сроки устраняет их причины.

6. Сроки обработки и хранения персональных данных. Порядок уничтожения персональных данных

6.1. Хранение персональных данных в Компании осуществляется в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных не дольше, чем этого требуют цели обработки персональных данных, кроме случаев, когда срок хранения персональных данных не установлен федеральным законом или договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных.

6.2. Сроки хранения персональных данных определены в Реестре процессов обработки персональных данных в Компании. Хранение персональных данных осуществляется Компанией исключительно на территории РФ.

6.3. Общество обеспечивает раздельное хранение персональных данных на разных материальных носителях, обработка которых осуществляется в различных целях, определенных настоящей Политикой.

6.4. Контроль за хранением и использованием материальных носителей персональных данных, не допускающий несанкционированное использование, уточнение, распространение и уничтожение персональных данных, находящихся на этих носителях, осуществляют руководители структурных подразделений Компании.

6.5. Срок хранения персональных данных, внесенных в информационные системы Компании, соответствует сроку хранения бумажных оригиналов.

6.6. Условием прекращения обработки персональных данных в Компании является достижение целей обработки персональных данных, истечение срока действия согласия или отзыв согласия субъекта персональных данных на обработку его персональных данных, ликвидация Компании, а также выявление неправомерной обработки персональных данных.

6.7. В случае подтверждения факта неправомерности обработки персональных данных, обработка таких персональных данных прекращается Компанией.

6.8. При достижении целей обработки персональных данных, а также в случае отзыва субъектом персональных данных согласия на их обработку персональные данные подлежат уничтожению, если у Компании отсутствуют иные правовые основания для продолжения обработки персональных данных. Такими основаниям являются:

• наличие в договоре, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем, по которому является субъект персональных данных, условия о продолжении обработки персональных данных после достижения целей обработки;
• наличие у Компании права осуществлять обработку персональных данных без согласия субъекта на основаниях, предусмотренных Федеральным Законом № 152 «О персональных данных» или иными федеральными законами;
• наличие в ином соглашении между Компанией и субъектом персональных данных условия о продолжении обработки персональных данных после достижения целей обработки.

6.9. Уничтожение по окончании срока обработки персональных данных на электронных носителях производится путем механического нарушения целостности носителя, не позволяющего произвести считывание или восстановление персональных данных, или удалением с электронных носителей методами и средствами гарантированного удаления остаточной информации.

6.10. Уничтожение по окончании срока обработки персональных данных на бумажных носителях осуществляется в соответствии с правилами Компании, установленными для документооборота и архивирования. Структурное подразделение Компании, ответственное за документооборот и архивирование, осуществляет систематический контроль и выделение документов, содержащих персональные данные, с истекшими сроками хранения, подлежащих уничтожению.

7. Рассмотрение запросов субъектов персональных данных или их представителей

7.1. Субъект персональных данных или его законный представитель имеет право на получение информации, касающейся обработки его персональных данных, в том числе содержащей:

• подтверждение факта обработки персональных данных Компанией;
• правовые основания и цели обработки персональных данных;
• способы обработки персональных данных;
• наименование и место нахождения Компании, сведения о лицах, которые имеют доступ к персональным данным или которым могут быть раскрыты персональные данные на основании договора с Компанией или на основании федерального закона;
• перечень обрабатываемых персональных данных, относящихся к соответствующему субъекту, и источник их получения;
• сроки обработки персональных данных, в том числе сроки их хранения;
• порядок осуществления субъектом персональных данных прав, предусмотренных Федеральным Законом № 152 «О персональных данных»;
• информацию об осуществленной или о предполагаемой трансграничной передаче данных;
• информацию о способах исполнения Компанией обязанностей, установленных ст.18.1 Федерального Закона № 152 «О персональных данных»;
• иные сведения, предусмотренные Федеральным Законом № 152 «О персональных данных» или другими федеральными законами.

7.2. Субъект персональных данных или его законный представитель вправе требовать от Компании уточнения персональных данных, их блокирования или уничтожения, если персональные данные являются неполными, устаревшими, неточными, незаконно полученными или не являются необходимыми для заявленной цели обработки, а также принимать предусмотренные меры для защиты своих прав.

7.3. Сведения, указанные в п.7.1. Политики, предоставляются субъекту персональных данных Компании в доступной форме, и в них не должны содержаться персональные данные, относящиеся к другим субъектам персональных данных, за исключением случаев, если имеются законные основания для раскрытия таких персональных данных.

7.4. Сведения, указанные в п.7.1. Политики, предоставляются субъекту персональных данных или его представителю Компанией в течение десяти рабочих дней с момента обращения либо получения Компанией запроса субъекта или его представителя. Направить обращение или запрос можно по адресу Компании, указанному в п.1.1. Политики, либо по электронному адресу: support@hr-expert.club.  Запрос должен содержать:

• номер основного документа, удостоверяющего личность субъекта ПДн или его законного представителя;
• сведения о дате выдачи указанного документа и выдавшем его органе;
• сведения, подтверждающие участие субъекта персональных данных в отношениях с Компанией либо сведения, иным образом подтверждающие факт обработки персональных данных Компанией;
• подпись субъекта персональных данных или его законного представителя.

7.5. В случае, если сведения, указанные в п.7.1. Политики, а также обрабатываемые персональные данные были предоставлены для ознакомления субъекту персональных данных по его запросу, субъект персональных данных вправе обратиться повторно к Компании или направить ему повторный запрос в целях получения указанных сведений и ознакомления с такими персональными данными не ранее чем через тридцать дней после первоначального обращения или направления первоначального запроса, если более короткий срок не установлен федеральным законом, принятым в соответствии с ним нормативным правовым актом или договором, стороной которого либо выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных.

7.6. Субъект персональных данных вправе обратиться повторно к Компании или направить ему повторный запрос в целях получения сведений, указанных в п.7.1. Политики, а также в целях ознакомления с обрабатываемыми персональными данными до истечения срока, указанного в п.7.5. Политики, в случае, если такие сведения и (или) обрабатываемые персональные данные не были предоставлены ему для ознакомления в полном объеме по результатам рассмотрения первоначального обращения. Повторный запрос наряду со сведениями, указанными в п.7.4. Политики, должен содержать обоснование направления повторного запроса.

7.7. Компания вправе отказать субъекту персональных данных в выполнении повторного запроса, не соответствующего условиям, предусмотренным п.7.5. и п.7.6. Политики. Такой отказ должен быть мотивированным. Обязанность представления доказательств обоснованности отказа в выполнении повторного запроса лежит на Компании.

7.8. Право субъекта персональных данных на доступ к своим данным может быть ограничено в соответствии с требованиями законодательства РФ, в том числе если доступ субъекта персональных данных к его персональным данным нарушает права и законные интересы третьих лиц.